megaswaranews.com, Bogor – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor memperkuat kesiapsiagaan dalam menyelamatkan arsip penting sebagai bagian dari upaya menghadapi risiko bencana.
Melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, pemerintah daerah memberikan pembekalan kepada para pengelola arsip mengenai prosedur penyelamatan dokumen ketika terjadi kondisi darurat maupun bencana.
Kegiatan tersebut dikemas melalui Sosialisasi Evakuasi Arsip Akibat Bencana yang digelar di Kecamatan Cileungsi pada Rabu (26/8/2026). Kegiatan melibatkan para pengelola arsip dari perangkat desa se-Kecamatan Cileungsi.
Sosialisasi tersebut diikuti Sekretaris Kecamatan Cileungsi, Kasubag Umum dan Kepegawaian, serta para pengelola arsip dari sejumlah perangkat desa.
Dalam kegiatan tersebut, peserta mendapatkan pemahaman mengenai langkah penyelamatan arsip saat bencana, mulai dari menentukan dokumen yang menjadi prioritas, teknik evakuasi, hingga menjaga kondisi fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip.
Arsip Jadi Bagian dari Mitigasi Bencana
Kepala Bidang Pengelolaan, Sistem Informasi dan Kearsipan (PSIK) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Deffi Ariyani, mengatakan penyelamatan arsip harus menjadi bagian dari perencanaan mitigasi bencana di lingkungan pemerintahan.
Menurutnya, arsip tidak hanya berupa dokumen administratif, tetapi juga menjadi rekam jejak pemerintahan dan sumber informasi yang dibutuhkan dalam keberlangsungan pelayanan publik.
“Arsip bukan hanya sekadar dokumen, tetapi merupakan rekam jejak dan sumber informasi yang sangat penting bagi keberlangsungan pemerintahan. Ketika terjadi bencana, kita harus tahu arsip mana yang menjadi prioritas untuk diselamatkan dan bagaimana cara mengevakuasinya dengan tepat,” ujar Deffi.
Ia menjelaskan, penyelamatan arsip pascabencana tidak dapat dilakukan secara spontan. Setiap pengelola arsip perlu memahami prosedur dan memiliki kesiapan sumber daya agar dokumen penting dapat segera diamankan.
“Yang kita bangun melalui sosialisasi ini bukan hanya pengetahuan teknis, tetapi juga budaya kesiapsiagaan. Harapannya, setiap pengelola arsip sudah memiliki langkah yang jelas ketika menghadapi kondisi darurat,” jelasnya.
Jaga Keberlanjutan Pelayanan Publik
Deffi menambahkan, perlindungan arsip memiliki kaitan langsung dengan keberlanjutan pelayanan kepada masyarakat.
Menurutnya, dokumen dan informasi pemerintahan yang berhasil diselamatkan akan membantu pemerintah tetap menjalankan pelayanan meskipun terjadi gangguan akibat bencana.
“Ketika arsip terlindungi, informasi pemerintahan juga tetap terjaga. Ini penting agar pelayanan kepada masyarakat dapat terus berjalan dan tidak terhambat hanya karena dokumen atau informasi penting rusak maupun hilang akibat bencana,” katanya.
Melalui sosialisasi tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor mendorong perangkat daerah dan pemerintah desa untuk memasukkan perlindungan arsip dalam langkah kesiapsiagaan dan mitigasi bencana.
Penyelamatan arsip dinilai penting untuk menjaga memori pemerintahan, memastikan keberlanjutan informasi, serta mempertahankan rekam jejak pembangunan Kabupaten Bogor agar tetap dapat dimanfaatkan hingga generasi mendatang. (Edwin S)
