megaswaranews.com, BOGOR – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan melakukan alih media arsip vital berupa Buku Induk Sekolah tingkat SD dan SMP se-Kabupaten Bogor ke dalam bentuk digital.
Program tersebut menjadi bagian dari pengelolaan arsip untuk menjaga dokumen administrasi pendidikan agar tetap terlindungi, mudah ditemukan kembali, dan dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang.
Kegiatan alih media dilaksanakan Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Sistem Informasi Kearsipan melalui Tim Layanan Otomasi Kearsipan.
Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Irwan Irawan, mengatakan alih media menjadi salah satu langkah untuk melindungi arsip vital dari risiko kerusakan maupun kehilangan.
“Arsip Buku Induk Sekolah merupakan bagian penting dari rekam administrasi pendidikan. Karena itu, perlu dilakukan upaya penyelamatan dan perlindungan agar arsip tersebut tetap terjaga, tidak mudah rusak atau hilang, serta dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat ketika dibutuhkan,” ujar Irwan.
Buku Induk Sekolah Dialihmediakan ke Digital
Irwan menjelaskan, proses alih media dilakukan secara bertahap dan terstruktur. Tahapannya meliputi pemindaian dokumen fisik, pengolahan, penataan, pemberian identitas arsip, hingga penyimpanan dalam media elektronik.
Menurutnya, digitalisasi arsip tidak hanya mengubah dokumen fisik menjadi file digital. Pengelolaan juga harus dilakukan secara sistematis agar informasi di dalam arsip dapat mendukung efektivitas pelayanan kearsipan.
“Dengan adanya arsip digital, risiko kerusakan terhadap arsip fisik dapat diminimalkan. Di sisi lain, proses penemuan kembali dan pemanfaatan informasi arsip juga menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien,” jelasnya.
Program alih media pada 2026 menyasar arsip vital Buku Induk Sekolah pada satuan pendidikan tingkat SD dan SMP di seluruh wilayah Kabupaten Bogor.
Dalam pelaksanaannya, pengelolaan arsip digital memperhatikan aspek penataan serta keamanan informasi. Dengan demikian, dokumen yang telah dialihmediakan dapat menjadi bagian dari sistem kearsipan yang berkelanjutan.
Pemkab Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan juga terus mengembangkan pengelolaan kearsipan yang menyesuaikan perkembangan teknologi.
Digitalisasi arsip pendidikan diharapkan dapat menjaga keberadaan dokumen penting sekaligus mempermudah proses pencarian dan pemanfaatan informasi administrasi pendidikan ketika dibutuhkan.
Langkah tersebut juga menjadi bagian dari penerapan pemerintahan berbasis digital, terutama dalam menjaga rekam administrasi daerah agar tetap tersedia dan dapat dikelola secara berkelanjutan.
(Edwin S)
